Политика за защита на личните данни

I. Въведение

1. Общ регламент за защита на личните данни

Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните или ОРЗД или Общ регламент) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните-членки в областта на защитата на личните данни.

Неговата цел е да защитава „правата и свободите“ на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработват с тяхно съгласие.

2. Обхват, очертан от Общия регламент за защита на данните

Материален обхват – ОРЗД се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

Териториален обхват – правилата на ОРЗД важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.

3. Понятия

„Лични данни” – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни”); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване” – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

„Администратор” – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни, съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните” – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години въпреки че това може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно, само ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

„Профилиране” – всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;

„Нарушение на сигурността на лични данни” – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Основно място на установяване “ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.

„Получател” – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не.

„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни;

II. Декларация относно политиката по защита на личните данни

1. Ръководството на Аркитема ООД („Аркитема“), се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на „правата и свободите“ на лицата,  чиито лични данни събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни , включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които Аркитема обработва от различни източници.

4. Отговорникът по защита на данните, ако такъв бъде назначен от Аркитема, отговаря за преразглеждането на „Регистъра на дейностите по обработване“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на Аркитема както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган (Комисия за защита на личните данни).

5. Тази политика се прилага за всички клиенти, служители, доставчици и партньори на Аркитема. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.

6. Партньори и трети лица, които работят с или за Аркитема както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от Аркитема, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които Аркитема е поело, и което дава право на Аркитема да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

1. Аркитема е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.

2. Ръководството на Аркитема са отговорни за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в дружеството;

3. Отговорникът по защита на данните, ако такъв бъде назначен, трябва да бъде част от висшето ръководство, и да се отчита пред Управителя на Аркитема за управлението на личните данни в рамките на дружеството и за гарантирането на възможността за доказване на съответствието със законодателството за защита на данните и добрите практики.

4. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на Аркитема, които обработват лични данни.

IV. Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в чл. 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на Аркитема имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като „основания за обработване“, например „съгласие“.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, Администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

ОРЗД увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за „прозрачност“.

Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Уведомяването на субектите на данни се извършва посредством Декларация за поверителност.

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

  • данни, които идентифицират Администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
  • периода, за който ще се съхраняват личните данни;
  • правата на субекта на данни по отношение обработване на данните му;
  • категориите лични данни;
  • получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
  • където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
  • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени в Регистъра на дейностите по обработване на данни.

3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

  • Администраторът трябва да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.
  • Администраторът гарантира, че на годишна основа всички способи за събиране на данни се преглеждат от (вътрешен одит/външни експерти), за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни и не са прекомерни.

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

  • Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите когато има вероятност да не са точни.
  • Отговорникът за защита на данните следва да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
  • Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от Аркитема са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
  • От служителите / клиентите на Аркитема трябва да се изисква, да уведомяват Аркитема за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на Аркитема е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
  • Администраторът следи, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
  • Най-малко на годишна база отговорникът по защита на данните ще прегледа сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от Аркитема, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
  • Отговорникът по защита на данните следи за съответствие с искания за корекция на данни в рамките на един месец. Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако Аркитема реши да не се съобрази с искането, Отговорникът по защита на данните трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

  • Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
  • Отговорникът по защита на данните специално трябва да одобри всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност

Отговорникът по защита на данните ще извърши оценка на въздействието (оценка на риска) , като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от Аркитема.

При определянето на това доколко уместно е обработването , отговорникът трябва също така да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на Администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

При оценяването на подходящи технически мерки, отговорникът ще разгледа следното:

  • Защита с парола;
  • Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
  • Антивирусен софтуер и защитни стени;
  • Правата за достъп основани на роли, включително тези на назначен временно персонал
  • Защитата на устройства, които напускат помещенията на дружеството, като лаптопи или други;
  • Сигурност на локални мрежи;
  • Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране на данните;

При оценяването на подходящите организационни мерки отговорникът ще вземе предвид следното:

  • Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
  • Включването на защитата на данните в трудовите договори;
  • Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
  • Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
  • Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
  • Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се шкафове;
  • Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
  • Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
  • Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
  • Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.

7. Спазване на принципа на отчетност

Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност в чл. 5, пар. 2 изисква от Администратора да докаже, че спазва останалите принципите в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност.

Аркитема ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

V. Права на субектите на данни

1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:

  • Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
  • Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
  • Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
  • Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен”);
  • Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани;
  • Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
  • Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг.
  • Да се обърне с жалба до надзорен орган, ако смята че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
  • Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
  • Да оттегли съгласието си  а обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
  • Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
  • Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие.

2. Аркитема осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субектите на данни:

VI. Съгласие

1. Под „съгласие“ Аркитема ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.

2. Аркитема разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.

4. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от Аркитема, като се използват стандартни документи за съгласие.

6. Когато Аркитема обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години (освен ако държавата-членка не е предвидила по-ниска възрастова граница, която не може да бъде по-ниска от 13 години).

VII.Сигурност на данните

1. Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които Аркитема държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни, освен ако Аркитема не е дал такива права на тази трета страна , като са сключили договор/клауза за поверителност.

2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:

  • в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
  • ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация; и / или
  • съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители. От всички служители / работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където  могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни  помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени.

5. Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като „поверителни отпадъци“. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени.

6. Обработването на лични данни „извън офиса“ представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора.

VIII.Разкриване на данни

1. Аркитема трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.

Необходимо е на служителите да се извърши специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне рискът от такова нарушение.

2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация  и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Отговорника за защита на данните.

IX. Съхраняване и унищожаване на данните

1. Аркитема не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

2. Аркитема може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани  за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

3 Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, б. „е“ от Общия регламент) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“);

X. Трансфер на данни

1. Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като „трети страни“) е незаконен, освен ако няма подходящо ниво на защита на основните права на субектите на данни.

2. Решение за адекватност

Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случаи не се изисква разрешение.

Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност.

Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз и на своя уебсайт списък на трети държави, територии и конкретни сектори в трета държава и международни организации, за които е решила, че осигуряват или че вече не осигуряват адекватно ниво на защита. Повече за политиката на адекватност при трансфера на лични данни: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en

3. Задължителни фирмени правила

Аркитема може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС. Това изисква подаването им за одобрение до надзорния орган (Комисия за защита на личните данни).

4. Стандартни договорни клаузи

Аркитема може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако Аркитема приема стандартни договорни клаузи, одобрени от съответния надзорен орган, има автоматично признаване на адекватността.

6. Изключения

При липса на решение за адекватност, задължителни фирмени правила или договорни клаузи, прехвърляне на лични данни в трета страна или международна организация се извършва само при едно от следните условия:

  • субектът на данните изрично се е съгласил с предложеното прехвърляне, след като е бил информиран за възможните рискове от такива прехвърляния;
  • предаването е необходимо за изпълнението на договор между субекта на данните и Администратора или за изпълнението на преддоговорни мерки, взети по искане на субекта на данните;
  • предаването е необходимо за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните между Администратора и друго физическо или юридическо лице;
  • предаването е необходимо поради важни причини от обществен интерес;
  • предаването е необходимо за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
  • предаването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на други лица, когато субектът на данните е физически или юридически неспособен да даде своето съгласие;
  • предаването се извършва от регистър, който съгласно правото на ЕС или правото на държавите членки е предназначен да предоставя информация на обществеността и е достъпен за справка от обществеността по принцип или от всяко лице, което може да докаже, че има законен интерес за това, но само доколкото условията за справка, установени в правото на Съюза или правото на държавите членки, са изпълнени в конкретния случай.

Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

.1. Аркитема е създало процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. За целта Аркитема е създало и поддържа Регистри на дейностите по обработване на данните по смисъла на чл. 30, пар. 1 от ОРЗД, които съдържат информация относно:

  • бизнес процесите, които използват лични данни;
  • източниците на лични данни;
  • субектите на данни;
  • описание на категориите лични данни;
  • дейностите по обработване;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
  • правното основание за обработването;
  • получателите или категориите получатели на личните данни;
  • основните системи и места за съхранение;
  • всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
  • сроковете за съхранение и заличаване.

2. Аркитема е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни. Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване Аркитема следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.

5. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че Аркитема ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на отговорника за защита на данните, назначен от Администратора.

6. Ако отговорникът има сериозни опасения или относно потенциалната вреда или опасност, или относно количеството на съответните данни, то следва да ескалира въпроса пред висшето ръководство на дружеството.

7 .Отговорникът по защита на данните прави периодичен преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в Регистрите на дейностите по обработване на данните в светлината на всякакви промени в дейностите на Аркитема.